「なんとなく忙しい」理由

選ばれる仕掛け作りコンサルタントの姉歯です。

すごく忙しく働いている。だけど、振り返ってみたら何をやっていたのかよくわからない。そんなご相談をよくいただきます。

全然怠けているわけではないし、ずっと仕事をしているのに、はっきりと「これをやった」と言えないというのは苦しいですよね。

その理由は多くの場合、仕事をしながら考え事をしているからです。

もちろん、考え事とは言っても仕事と関係ないことを上の空で考えているわけではありません。それに、仕事と考え事を同時にやっているから効率が悪いという話でもありません。

仕事の間の「次何しよう」がもったいない

何か作業が終わった後、「次に何をしよう」「これをしなきゃ」「あれの締め切りが近い」といった具合に、仕事の段取りと作業をとっかえひっかえやっているからなんとなく忙しいと感じる訳です。

というのも、作業の合間に段取りを考える時間を取ると、その度に集中力が途切れて生産性が落ちるのです。

人は集中力が途切れると、元の集中状態に戻るまで23分かかると言われています。だから作業の後に段取りを考えると集中できていない時間が長くなり、結果として何をやったか覚えていないけどなんとなく忙しくなってしまうわけです。

次々と作業をこなしていれば集中力を切らすことなく作業できますが、普通に考えたら段取りの時間を取らないと仕事は進みませんよね。

段取りは仕事とは別にやろう

でもこれを解決する方法は簡単です。何をどの順番で仕事に取り組めば良いのか、事前に段取りだけを集中して行う時間を取れば良いのです。

よく「仕事は段取り八分」と言われますが、この格言は仕事をしながら段取りするのではなく、入念に段取りしてから仕事をせよ、ということを言っているわけですね。

そのためには、仕事を「タスク」の単位に切り分けて、あらかじめ付箋に書き出すという方法が効果的です。

次回はこの付箋管理の方法についてお伝えしたいと思います。