効率的タスク管理方法

選ばれる仕掛け作りコンサルタントの姉歯です。

前回、仕事が忙しいのに思うように進まない状態を解決するには、仕事の時間と段取りの時間を分けることが必要だとお伝えしました。

今回は事前の段取りとして付箋にタスクを書き出すという方法についてお伝えしたいと思います。

といっても、基本的にやることは簡単で、25分以内に終わるタスクを1つずつ付箋に書き出していくだけです。25分を超えるものは2つに分けて書きます。

このとき重要なポイントが2つあります。

仕事以外のタスクも書きだそう

まず一つ目は仕事以外のことも書き出す事です。

例えば、パートナーに頼まれた用事をこなす、子どもたちとの時間を取る、体調を整えるために運動をする、といったようなことです。

仕事は人生の目的を達成するための手段でしかありません。だから、今挙げたような仕事以外の事もちゃんと「自分のタスク」として管理する事で、人生の質が上がります。

勉強も重要なタスク

もう一つが、目標達成のために自分に足りていない事を補う時間もタスクとして書き出す事です。

例えば、集客のために効果的なチラシを作る方法が分からないなら「効果の高いチラシを作る方法を学ぶ」もっと利益を増やしたいなら「利益を増やす方法を学ぶ」といった具合です。

「学ぶ」というタスクでは具体性がなくて行動できないという場合は「利益を増やす方法を教えてくれる人を3人探す」「利益を増やす方法についてamazonで5冊本を探す」といったように、具体化して行動を書き出すとやることが明確になります。

こうして事前にやることを書き出しておき、その日やることを決めて取り組めば、仕事の合間に考える時間をとる必要がなくなります。

もちろん、経営者なら予定以外のタスクが発生することもあるでしょう。その場合に備えて、例えば1日10時間働くなら2時間分は余裕時間にしておき、残りの8時間分(付箋は1枚25分、休憩5分を入れて1枚あたりの処理時間は30分なので、8時間だと16枚)を1日の仕事にすれば良いわけです。

この方法を使うと驚くほど仕事がスムーズに進むようになります。是非試してみてください。