自宅の書斎より
データビジネスの姉歯です。
テレワークが増えています。それも、それを導入したくてしているのではなく「必要に迫られて仕方なく」増えています。
この記事をご覧になっている方の中にも、テレワークの導入を検討している経営者がいらっしゃるかも知れません。でも、急場しのぎで今の状況を乗り越えられればいいやと設備投資をするのは危険です。
最悪、コロナウィルスが収まった頃には経営の足腰がガタガタになっている、なんて可能性もあります。
そもそも、テレワークに必要なのはインフラではありません。今の時代、インターネット環境のない家庭の方が珍しいですし、リモート会議をするにもフリーのソフトがあれば十分に事足ります。
だから、インフラに投資する必要がない可能性も十分にあるのです。
でも、それより重要なのは「どうやってテレワークを運用するか」という問題です。多くの会社では社員を時間で管理しています。○時～○時まで会社で仕事をしていたら給料を払う、というわけですね。
この状態のままテレワークを導入すると、コミュニケーションの問題が発生して業務効率が落ち、一ヶ月も経つ頃には売上も減ってしまう可能性があります。
テレワークを成功させるには、まずは時間ではなく業務単位で仕事を割り振り、それぞれの仕事を誰が担当するかを明確にしなければなりません。
具体的には、まず毎日社内で行われている業務を細分化してリストアップします。その上で、それぞれの業務をするのに、終わらせておかなければならない業務は何かを明確にし、業務を時系列に並べます。
そして、一つ一つの仕事に締め切りを設けて何を誰に割り振るかを考え、業務完了時の報告方法を決めてください。あとは上がってきた完了報告を元に仕事を次の担当者に振るだけです。
こういったことを明確にしていなくても、会社という一つの場所にいればコミュニケーションでなんとなく作業はできます。でも、リモートではそれができないために業務の効率が落ちやすいのですね。
これが、多くの方がテレワークに対して感じる漠然とした不安の原因であり、実際にテレワークを導入する際の最大の障害です。
手間は掛かりますが、これを機にしっかり業務の細分化と分担の明確化をしてください。そうすれば、コロナ騒ぎが終わり、通常の勤務態勢に戻った後も役に立ちます。
業務が明確になっていれば何か問題が起きた時に対処すべき場所も明確です。新入社員の教育も、業務の引き継ぎも短時間で終えられるようになります。どこがボトルネックで仕事が滞っているかもすぐにわかりますので、全体として業務の効率化を図れます。
コロナ騒ぎは大変ですが、この騒ぎを乗り越えるついでに、業務環境も改善するつもりで挑戦してみてはいかがでしょうか。
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